A busca por eficiência operacional e redução de custos é um desafio constante para pequenas e médias empresas (PMEs). Muitos gestores enfrentam dificuldades para equilibrar investimentos em tecnologia com o orçamento limitado, especialmente em processos de impressão, que podem gerar gastos ocultos e onerosos.
É nesse cenário que a locação de impressoras, também conhecida como outsourcing de impressão, se apresenta como uma solução estratégica.
Neste artigo, abordaremos os principais benefícios financeiros e operacionais da locação de impressoras, mostrando como essa abordagem pode ajudar PMEs a acessar tecnologia de ponta, eliminar gastos com manutenção e aumentar a produtividade.
Redução de custos operacionais
Comprar impressoras e arcar com todos os custos relacionados – como aquisição, manutenção, peças e suprimentos – pode comprometer uma parte significativa do orçamento de pequenas empresas.
Na locação, esses gastos são substituídos por um contrato mensal fixo, que inclui tudo o que é necessário para o funcionamento das impressoras.
Principais vantagens financeiras da locação:
- Eliminação do investimento inicial: A empresa não precisa imobilizar capital para comprar os equipamentos.
- Custos previsíveis: Despesas com impressoras são centralizadas em um valor fixo mensal, facilitando o planejamento financeiro.
- Redução de custos invisíveis: Suprimentos, peças, suporte técnico e manutenção são incluídos no contrato, sem surpresas.
Exemplo prático:
Uma PME que gasta, em média, R$1.500 por mês com manutenção pode, com a locação, reduzir esses custos em até 30%, além de ter acesso a equipamentos mais eficientes.
Leia também: Soluções de outsourcing: reduzindo custos operacionais e aumentando a eficiência
Acesso à tecnologia de ponta
Manter impressoras modernas e eficientes pode ser inviável para pequenas empresas devido ao alto custo de aquisição. A locação oferece acesso a equipamentos de última geração, que garantem maior qualidade e velocidade na impressão, além de funcionalidades como digitalização e conectividade em rede.
Benefícios de acessar tecnologia de ponta:
- Impressões mais rápidas e econômicas.
- Equipamentos multifuncionais que unem impressão, cópia e digitalização.
- Maior eficiência energética com impressoras modernas e sustentáveis.
- Redução do desperdício de suprimentos com soluções otimizadas.
Dica: Empresas que utilizam impressoras eficientes reduzem em até 20% os custos com papel e toner, graças a sistemas integrados de controle de impressão.
Eliminação de custos com manutenção e suporte
Problemas com impressoras podem interromper o fluxo de trabalho e gerar atrasos desnecessários.
Como a manutenção terceirizada beneficia PMEs:
- Redução de paradas técnicas: Equipamentos são monitorados e consertados rapidamente.
- Peças e suprimentos incluídos: Substituição de cartuchos, toners e componentes sem custos adicionais.
- Suporte técnico especializado: Equipes treinadas garantem reparos eficientes e rápidos, sem depender de mão de obra interna.
Maior produtividade e foco no core business
Pequenas e médias empresas muitas vezes não possuem uma equipe de TI dedicada para gerenciar impressoras e resolver problemas técnicos. Com a locação de impressoras, a responsabilidade pela gestão e manutenção é transferida para o fornecedor, permitindo que a equipe interna foque em atividades estratégicas.
Vantagens para a produtividade:
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Menos tempo gasto com reparos e gerenciamento de equipamentos.
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Fluxo de trabalho otimizado com impressoras modernas e rápidas.
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Maior controle sobre as impressões, reduzindo desperdícios.
Estudo de caso: Empresas que adotaram soluções de outsourcing de impressão aumentaram a produtividade em até 25%, pois os colaboradores puderam se dedicar integralmente às suas funções principais.
Sustentabilidade e eficiência energética
Além de reduzir custos e otimizar processos, a locação de impressoras contribui para práticas sustentáveis. Equipamentos modernos têm baixo consumo energético e utilizam tecnologias que reduzem o desperdício de papel e suprimentos.
Como a locação contribui para a sustentabilidade:
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Menor consumo de energia: Impressoras mais eficientes reduzem a conta de luz.
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Redução no desperdício de suprimentos: Gestão controlada do uso de toner e papel.
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Reciclagem de cartuchos e peças: Fornecedores de outsourcing geralmente adotam políticas de descarte responsável.
