Como reduzir os custos com impressões? Confira este case de sucesso

Reduzir os custos com impressões pode ser o passo mais importante que uma organização dará em busca de maior eficiência de recursos. Na realidade, estudos apontam que é possível diminuir os gastos em perto dos 35% anuais nos investimentos operacionais de um escritório.

Já imaginou ser capaz de redirecionar quase 40% dos seus gastos todos os anos? Pois é, a promessa parece distante, mas ela é bem palpável. 

Para exemplificar, trouxemos um case real de sucesso nas estratégias para reduzir os custos com impressões.

Desafio: reduzir os custos com impressões ou deixar de existir

Parece até exagero, mas se a empresa não fosse capaz de reduzir os custos com impressões ela corria seriamente o risco de ir à falência.

Isso porque praticamente todos os processos estavam sofrendo com os vícios organizacionais que atrapalham a gestão correta do polo de impressão. 

Antes da implementação de medidas de otimização, a empresa em questão enfrentava desafios comuns a muitas PMEs, como:

Custos elevados para repor suprimentos

Gastos excessivos com etiquetas e ribbons, frequentemente adquiridos de forma emergencial e a preços elevados.

Manutenção ineficiente

Equipamentos ultrapassados e sem manutenção regular resultaram em frequentes interrupções e reparos dispendiosos.

Desperdício nas impressões

Grande volume de impressões desnecessárias, gerando desperdício de papel e consumíveis.

Falta de monitoramento e controle

Ausência de controle sobre o uso e o custo das impressões.

Como deu para perceber, a organização tinha problemas estruturais que, se não resolvidos, poderiam minar os recursos da empresa até levar à falência. Mas, como os resultados mudaram? Quais foram as estratégias que resultaram nos tais 35% em economias anuais? Vamos conversar sobre eles agora. 

Estratégias implementadas para redução de custos

Claro que a mudança não surgiu da noite para o dia, mas muitas estratégias foram colocadas em prática e, pouco a pouco, os números foram mudando do vermelho para o azul.

A transformação começou com a adoção de uma série de estratégias focadas em eficiência e sustentabilidade.

Entre as mais eficazes, podemos destacar:

Atualização

Investimento em impressoras mais modernas e eficientes, que oferecem melhor desempenho com menor consumo de tinta e energia.

Contratos de longo prazo

Estabelecimento de contratos com fornecedores para manutenção regular e fornecimento de consumíveis, garantindo preços mais baixos e disponibilidade constante.

Políticas de conscientização e controle

Implementação de políticas internas para reduzir o volume de impressões, incentivando práticas como impressão duplex e uso de rascunhos.

Também foi feita a instalação de softwares para monitorar e gerenciar o uso das impressoras, permitindo um melhor controle dos custos.

Resultados alcançados no longo prazo

Depois de todas as estratégias colocadas em prática, os resultados foram notáveis e mensuráveis:

Redução de custos

Houve uma diminuição significativa nos gastos com consumíveis e manutenção, resultando em uma economia direta para a empresa.

Eficiência operacional

Com equipamentos mais modernos e políticas eficientes, a empresa experimentou menos interrupções devido a problemas de impressão. Para finalizar, a política de impressão consciente não só reduziu custos, mas também promoveu uma maior consciência ambiental entre os funcionários. E também o monitoramento do uso das impressoras proporcionou um controle mais efetivo, permitindo ajustes e melhorias contínuas.

Se você deseja obter os mesmos resultados na sua empresa, então clique aqui e nos conte como as impressoras são utilizadas na sua organização. Temos certeza de que poderemos elaborar um contrato específico para a sua organização, abrangendo todos os principais serviços e produtos que farão a diferença nos seus custos com impressões ao longo do ano.

Agradecemos a leitura e aguardamos a sua mensagem.

Conection Soluções — Outsourcing de impressão para empresas que desejam o melhor.