A agenda corporativa é a única ferramenta que você pode usar para defender o seu tempo. Todas as outras coisas são extras e devem estar alinhadas com ela.
Afinal, você já sabe.
A gestão de tempo é essencial para qualquer organização, e uma agenda corporativa bem planejada e executada pode ser a chave para a eficiência e a produtividade. Aqui está um guia passo a passo para planejar e montar a sua.
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Determinando o Propósito da Agenda Corporativa
O primeiro passo na criação de uma agenda corporativa é definir o seu propósito. Seja para organizar reuniões, rastrear projetos, monitorar prazos, entre outros, ter um propósito claro tornará mais fácil planejar e montar a agenda.
Note, essa agenda será vista e entendida por muitas pessoas. Por isso, o objetivo não tem que ser “saibam onde eu estou em tal horário”, mas sim “entendam quais preocupações estão na minha cabeça durante estes dias”.
Percebe a diferença? A sua agenda corporativa serve para mostrar aos envolvidos nos projetos com o que você estará trabalhando e quando.
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Escolhendo o Formato
Agendas corporativas podem ser físicas ou digitais. A escolha dependerá das necessidades da sua empresa. Agendas digitais, como Google Agenda ou Microsoft Outlook, oferecem acessibilidade e recursos como lembretes e sincronização com outras plataformas.
No primeiro passo você escolheu o objetivo da sua agenda, agora é o momento de saber qual formato será melhor aproveitado por todos os envolvidos. Lembre-se, não se trata apenas de uma organização pessoal, é uma ferramenta de alinhamento para toda a equipe.
Organização
Cada entrada na sua agenda corporativa deve incluir uma descrição da tarefa, o responsável, a data e o prazo. Clareza e detalhamentos em suas descrições são essenciais para evitar confusões.
É muito importante que a sua agenda conte com o maior número possível de informações sobre os lugares que você estará. As reuniões que pretende assumir e os objetivos por trás de cada passo. Essa organização irá ajudar no desenrolar de novas tarefas.
Priorização de Tarefas
Use um sistema de priorização para organizar as tarefas na sua agenda corporativa. Tarefas importantes e urgentes devem ser priorizadas, enquanto tarefas menos urgentes podem ser programadas para mais tarde.
Essa é a parte mais difícil de uma agenda. Muitos empresários sofrem, de verdade, no momento de priorizar tarefas. Dar o peso certo para as ações, etc. É por isso que um bom gestor sempre contará com a ajuda de secretárias competentes que ajudam na distribuição das obrigações agendadas.
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Atualização Regular da Agenda Corporativa
A agenda corporativa deve ser um documento dinâmico, sempre atualizado com as últimas informações. Garanta revisões regulares e realize as alterações necessárias para manter a agenda atualizada.
Esqueça aquela lenda do gestor estático que fecha a agenda no começo do mês e nunca mais muda uma vírgula. O mercado é muito dinâmico e as pessoas precisam de coisas diferentes em momentos diferentes, por isso, mantenha a sua agenda sempre aberta para adaptações.
Compartilhamento
Para que a agenda corporativa seja efetiva, é necessário compartilhá-la com todas as partes interessadas. Isso garante que todos estejam na mesma página e possam planejar suas atividades de acordo.
É importante que a plataforma seja simples de ser utilizada e fácil de ser compreendida. Afinal de contas, a sua agenda corporativa será preenchida por outras pessoas e pode ser que muitas equipes precisem saber o andamento dos processos.
Treinamento de Equipe
É importante treinar sua equipe para utilizar e atualizar a agenda corretamente. Isso garante que todos possam contribuir para a eficácia da agenda corporativa.
Alguns gestores apenas colocam a sua agenda no ar e não fazem qualquer esforço para ensinar aos envolvidos como fazer uma leitura dessa agenda. Vamos imaginar, por exemplo, uma concessionária.
Imagine que um gestor tem 4 reuniões marcadas nesta semana com fornecedores importantes, mas ele não coloca isso na agenda corporativa. Enquanto isso, um dos vendedores novatos da concessionária tem, por sorte, contatos privilegiados com uma das empresas fornecedoras. Se o gestor tivesse avisado, esse vendedor poderia acionar seus contatos e facilitar as transações. Uma agenda preenchida pela metade, ou mal explicada, fecha essa porta.
Lembre-se, uma agenda corporativa realmente bem planejada e montada pode aumentar significativamente a eficiência e a produtividade da sua organização. Portanto, invista o tempo e o esforço necessários para fazer isso direito.
Segredo para manter a sua agenda corporativa livre para os melhores projetos
Você já sabe como organizar uma agenda, mas e qual é o segredo para garantir que ela tenha só os melhores projetos? Bem, aí é mais fácil ainda. Basta investir em tecnologia e inovação: ou seja, outsourcing.
Segundo dados publicados pelo jornal O Valor Econômico, o outsourcing de equipamentos de escritório (como impressoras) representa um ganho de tempo de quase 55% na agenda dos gestores e demais profissionais de uma empresa.
Falando em termos práticos, é como ter quase 10 horas a mais por semana para focar no que importa para a sua empresa.
Um empresário atento está sempre de olho no que dá certo no mercado e é capaz de passar para a sua equipe as instruções certas antes que a concorrência faça o mesmo.
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Agradecemos a leitura e até a próxima!
